Der 1. August 2023 macht Neues möglich: Pünktlich zum ersten Jahrestag seiner Einführung wird das notarielle Online-Verfahren auf weitere praxisrelevante Anwendungsfelder im Gesellschaftsrecht ausgeweitet. „Damit können zahlreiche für Gründer und Gesellschafter relevante Beurkundungen und Beglaubigungen zukünftig vollständig digital abgewickelt werden“, berichtet David Sommer, Geschäftsführer der Landesnotarkammer Bayern.
GmbH-Gründungen, Satzungsänderungen, Registeranmeldungen
Bereits seit August letzten Jahres können Beurkundungen zur Gründung einer GmbH oder einer UG (haftungsbeschränkt) sowie Beglaubigungen von Anmeldungen zum Handels-, Partnerschafts- und Genossenschaftsregister online erfolgen. Zum 1. August 2023 wurde der Anwendungsbereich der notariellen Online-Verfahren erheblich erweitert: Fortan kann auch die Gründung von GmbHs mit Sacheinlage bzw. Sachagio auf Wunsch der Beteiligten grundsätzlich online vorgenommen werden. Gleiches gilt für einstimmig gefasste Gesellschafterbeschlüsse über Satzungsänderungen sowie für Kapitalerhöhungen. Zudem erfasst die Erweiterung die Beglaubigung von Anmeldungen zum Vereinsregister, sodass künftig alle gesellschaftsrechtlichen Registeranmeldungen digital erledigt werden können. „Diese zielgerichtete Ausweitung notarieller Online-Verfahren ist ein weiterer Meilenstein der Digitalisierung des Notariats“, kommentiert Sommer.
Technische Voraussetzungen für die Teilnahme
Das Online-Verfahren erfolgt über ein besonders gesichertes und in staatlicher Verwaltung betriebenes Videokommunikationssystem der Bundesnotarkammer. Die Voraussetzungen für die Teilnahme sind einfach: Benötigt werden lediglich ein Computer, Laptop oder Tablet mit Kamera und Mikrofon, ein handelsübliches Smartphone mit der kostenfreien Notar-App sowie ein aktueller Lichtbildausweis mit freigeschalteter eID-Funktion, etwa der Personalausweis. Die rechtssichere Identifizierung erfolgt in einem zweistufigen Verfahren anhand des elektronischen Identitätsnachweises (eID) und des Lichtbildes der Beteiligten. Bei älteren Ausweisdokumenten (Ausstellungsdatum vor dem 02.08.2021) wird für das Auslesen des Lichtbildes über die Notar-App zusätzlich ein Reisepass benötigt. „Die Videobeurkundung genügt höchsten Anforderungen an Rechtssicherheit und Datenschutz, sodass die Vertraulichkeit der persönlichen Daten uneingeschränkt gewährleistet ist“, erklärt Sommer. Digitale Beurkundungen oder Beglaubigungen in anderen Staaten, wie etwa Österreich, erreichen dieses Maß an Rechtssicherheit nicht und werden in Deutschland daher regelmäßig nicht anerkannt. Bürgerinnen und Bürger sollten solche Angebote daher meiden.
Praktischer Ablauf
Anfragen für ein notarielles Online-Verfahren können nach erfolgreicher Registrierung über die Internetplattform der Bundesnotarkammer im Handumdrehen an eine Notarin oder einen Notar gestellt werden; alternativ kann auf Wunsch auch die Notarin bzw. der Notar zu einem Videoverfahren einladen. „Notarinnen und Notare dürfen in Online-Verfahren tätig werden, wenn der Sitz der Gesellschaft oder der Wohnsitz eines Gesellschafters bzw. Geschäftsführers innerhalb ihres Amtsbereichs liegt“, merkt Sommer an. „Das Notarbüro des Vertrauens kann im Rahmen der Anfrage aus einer Liste der zuständigen Notarinnen und Notare ausgewählt werden.“ Sobald die Urkundsvorbereitungen abgeschlossen sind, findet zum vereinbarten Termin die Videokonferenz statt. Diese läuft ähnlich ab wie eine Beurkundung oder Beglaubigung vor Ort: Nach der Identifizierung der Beteiligten wird die notarielle Urkunde wie gewohnt verlesen und erläutert. Dabei können die Beteiligten den Text in einem weiteren Fenster der Videokonferenz mitverfolgen. Sind alle Fragen geklärt, wird die Urkunde elektronisch unterzeichnet. Dies erfolgt durch einen für die Beteiligten einfach und intuitiv zu bedienenden Signiervorgang mittels individueller TAN.
Amtshandlungen in Präsenz weiterhin möglich
Das Online-Verfahren ist eine zusätzliche Option für die Beteiligten. Selbstverständlich können alle Beurkundungen und Beglaubigungen auch weiterhin wie gewohnt in Präsenz vorgenommen werden. „Ob vor Ort oder digital im Wege des Online-Verfahrens, die bewährte Beratung und Betreuung durch die Notarinnen und Notare bleibt in jedem Fall gewährleistet“, versichert Sommer.
Weitere Informationen mit kurzen Erklärvideos zu den notariellen Online-Verfahren und der Registrierungsprozess sind unter online-verfahren.notar.de abrufbar.