Für bestimmte Rechtsgeschäfte schreibt der Gesetzgeber vor, dass diese zu ihrer Wirksamkeit der notariellen Beurkundung bedürfen. Hierzu gehören zum Beispiel Immobilienkaufverträge, Eheverträge und Erbverträge. Der Gang zum Notar ist damit unumgänglich. Doch welche Aufgaben übernimmt der Notar genau? Die Meinung, die Tätigkeit des Notars beschränke sich auf das Verlesen des Vertrags, ist nach wie vor verbreitet. Dabei gehen die Leistungen und Pflichten des Notars weit darüber hinaus.
Über die genauen Aufgabenbereiche eines Notars wissen nur die Wenigsten Bescheid. Neben der Beurkundung von Rechtsgeschäften gehören hierzu auch die Beratung von Mandanten, die Erstellung von Urkunds- und Vertragsentwürfen sowie der Vollzug der jeweiligen Urkunde. Immer wieder sind die Beteiligten erstaunt, wie weit die Aufgaben des Notars tatsächlich reichen und wie umfangreich die notarielle Tätigkeit ist. Zudem ist den Beteiligten oft nicht bewusst, welche Aufgaben und Pflichten der Notar sowohl vor als auch nach einer Beurkundung hat und wie weit seine Prüfungs- und Belehrungspflichten tatsächlich reichen.
Beratung und Vertragsentwurf
Um einen passgenauen Urkundsentwurf erstellen zu können, benötigt der Notar vor der Beurkundung Informationen zum Sachverhalt und dem Willen der Beteiligten. In der Praxis werden diese Angaben häufig telefonisch oder per E-Mail und im Austausch mit den Mitarbeitern des Notars mitgeteilt. Für ein Beratungsgespräch steht aber auch der Notar zur Verfügung. Denn auch wenn der Notar zur Unparteilichkeit verpflichtet ist, gehört es zu seinen Amtspflichten darauf zu achten, das Irrtümer und Zweifel vermieden und unerfahrene Beteiligte nicht benachteiligt werden. Dies geschieht idealerweise schon im Vorfeld der eigentlichen Beurkundung. Viele Beteiligte kennen den Ausspruch, dass ein Notar neutral sein muss und glauben daher, dass er Verträge ausschließlich auf deren juristische Wirksamkeit hin überprüft. Dass ein Notar aber auch beratend tätig wird, gerade unerfahrenen Beteiligten die rechtliche Tragweite eines Rechtsgeschäfts erläutern soll und damit im Einklang mit seiner Verpflichtung zur Unparteilichkeit für Waffengleichheit zwischen den Beteiligten sorgen soll, ist weitestgehend unbekannt. Zu beachten ist allerdings, dass der Notar den Vertrag weder auf seine Wirtschaftlichkeit hin prüft noch Tatsächliches wie zum Beispiel das Bestehen von Sachmängeln prüfen kann. Zudem ist wichtig zu wissen, dass ein Beratungsgespräch grundsätzlich keine zusätzlichen Kosten verursacht, sondern pauschal durch die einheitliche Beurkundungsgebühr abgegolten ist.
Auf Basis der vorliegenden Informationen wird dann seitens des Notariats ein Urkundsentwurf erstellt, der den Beteiligten regelmäßig noch vor der Beurkundung zur Verfügung gestellt wird. Handelt es sich dabei um einen Immobilienkaufvertrag zwischen einem Unternehmer und einem Verbraucher ist der Notar aus Verbraucherschutzgesichtspunkten verpflichtet, dem Verbraucher den Entwurf spätestens zwei Wochen vor der Beurkundung zuzuleiten.
Beurkundung
Auch wenn sich der Wille der Beteiligten schon im Urkundsentwurf niederschlagen soll, geben die Beteiligten ihre Willenserklärungen rechtswirksam erst im Zuge der notariellen Beurkundung ab. Die Entwürfe können daher auch noch während der Beurkundung durch den Notar geändert werden. Tatsächlich kommen Fragen der Beteiligten häufig erst während des Verlesens der Urkunde auf. Aufgabe des Notars ist dann, alle Fragen zu beantworten und den Urkundsentwurf entsprechend anzupassen. Hinzu kommen zahlreiche Belehrungspflichten, die sich je nach Art und Umfang des Rechtsgeschäfts unterscheiden. Dabei soll der Notar dafür Sorge tragen, dass die Beteiligten tatsächlich wissen, welche Erklärungen sie abgeben und was sie konkret unterschreiben. Erst durch das Verlesen der Urkunde, der Unterschrift der Beteiligten und des Notars wird das jeweilige Rechtsgeschäft wirksam.
Vollzug
Mit der Beurkundung ist das notarielle Verfahren noch nicht beendet. Dem Notar obliegt nun noch die Amtspflicht des Vollzugs des beurkundeten Rechtsgeschäfts. Bei einem Immobilienkaufvertrag beispielsweise hat der Notar die Eintragung der Erklärungen beim Grundbuchamt zu veranlassen, dafür Sorge zu tragen, dass grundbuchliche Belastungen, die vom Käufer nicht übernommen werden, zur Löschung gebracht werden können und der Kaufpreis für die Immobilie erst dann gezahlt wird, wenn sichergestellt ist, dass der Käufer lastenfreies Eigentum erwirbt.
Auch wenn die Tätigkeit des Notars sich gegenüber den Beteiligten häufig auf das Verlesen der Urkunde zu beschränken scheint, bietet der Notar bei notariell zu beurkundenden Rechtsgeschäften tatsächlich ein „Rundum-Sorglos-Paket“.