Notarielle Urkunden sollen künftig nicht mehr ausschließlich in Papierform aufbewahrt werden. Fortan werden die Dokumente in einem Elektronischen Urkundenarchiv digital gespeichert. Das hat den Vorteil, dass Gerichte, Ämter und Banken Notarurkunden elektronisch verwenden können. Dies wird Verwaltungs- und Archivierungsprozesse enorm beschleunigen. Statt Schnur und Siegel erhalten die Dokumente eine elektronische Signatur, die sie rechts- und beweissicher macht. Das ist neu.
Nach einem im Juni 2017 verkündeten Gesetz sollen Notare ihre Urkunden zukünftig elektronisch aufbewahren. Dafür wird die Bundesnotarkammer Schritt für Schritt in den nächsten vier Jahren das Elektronische Urkundenarchiv einrichten. An diesem Ort werden die Notardokumente für 100 Jahre gespeichert. Damit diese dort abgelegt werden können, müssen Notare die Urkunden digitalisieren, qualifiziert elektronisch signieren und verschlüsseln. Eine Ausfertigung der Urkunde in Papierform können die Beteiligten aber auch weiterhin erhalten.
Papierakten ade
Die Digitalisierung ermöglicht, dass sämtliche Notarurkunden von Gerichten, Ämtern, Banken und anderen Stellen sofort elektronisch verwendet werden können. Statt zeit- und ressourcenaufwendigem Archivieren und Einscannen von Papierdokumenten können digitale Urkunden direkt in elektronischen Aktensystemen weiterverarbeitet werden. Das beschleunigt den Verarbeitungsprozess der Dokumente und entlastet die Justiz.
Keine Angst vor Datenmissbrauch
Die elektronische notarielle Urkunde hat die gleiche Beweiskraft wie das Papierdokument. Um das zu gewährleisten, unterliegt die Digitalisierung und Speicherung besonderen gesetzlichen Anforderungen. Hierfür wird jeder Notar über ein speziell gesichertes Netzwerk, das höchstmöglichen Sicherheitsstandards entspricht, an das Elektronische Urkundenarchiv angeschlossen. So können sämtliche Dokumente nach dem neuesten Stand der Technik inhaltsverschlüsselt abgelegt werden. Entschlüsselt werden können die Dokumente nur von dem Notar. Die elektronische Signatur bürgt für die Echtheit und Unversehrtheit des Dokuments.
Schnell, schlank und sicher
Um Verwaltungsprozesse noch effizienter zu gestalten, könnte das Elektronische Urkundenarchiv in Zukunft direkt mit den elektronischen Aktensystemen der Justiz verknüpft werden. Das würde vor allem beim Handelsregister und beim Grundbuchamt Zeit und Kosten sparen. Der Notar müsste die Urkunden dann gar nicht mehr an die Gerichte versenden, sondern könnte diese direkt über einen Link mit der Gerichtsakte verknüpfen. Gesellschaftsgründungen und Grundstücksgeschäfte könnten dann noch schneller abgewickelt werden.